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郵件歸檔

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保護寄內、寄外和內部的電子郵件

當今,電子郵件仍為各企業組織對內、對外溝通最主要的工具,因此,規劃完善的郵件歸檔機制是非常重要的。

當有員工故意或誤刪郵件而使郵件資料遺失,又或是當員工離職或退休有資料交接的需求,有效的歸檔解決方案可降低管理成本及提升效率。

 

另外,各國在個資保護及營業秘密議題上都制定了相關法規,如:美國沙賓法案 (Sarbanes Oxley Act)、美國 HIPAA (醫療資訊保護法案)、GDPR (歐盟通用資料保護法)及 BS7799/ISO17799 (企業資訊安全管理標準),都要求各單位組織,尤其是金融、醫療、政府及科技業者長期 (多為三到七年) 保留郵件紀錄以作為稽核時的數位證據,法規遵循因此成為各組織須面對的挑戰,而郵件歸檔系統可幫助企業組織輕鬆滿足法規要求及訴訟舉證。


Cellopoint 所提供的郵件歸檔能解決以上問題,幫助您符合法規遵循、加速電子蒐證 (e-Discovery) 和減少管理及儲存成本。

產品特色

Cellopoint 的郵件歸檔可部署在實體機或虛擬機上,或以雲端解決方案形式提供。採用此集中管理、可彈性擴充、依政策驅動的電子郵件歸檔解決方案,能將您的電子郵件安全地被保存、防止被竄改,並幫助您快速搜尋到您所要找的郵件。


Cellopoint 電子郵件歸檔能協助您:

安全儲存郵件資料

Cellopoint 的郵件歸檔功能全面,不單僅是郵件備份;一般簡單的郵件備份系統僅將郵件儲存在郵箱中,沒有防篡改和搜尋信件的功能,而 Cellopoint 的郵件歸檔能將您的郵件以原始、未經更改的格式保存在一個專門、防竄改的儲存庫中,並搭配快速搜索及建立索引的功能,使您的重要資料與業務紀錄能夠被安全保留、輕鬆查找。

滿足法規遵循

Cellopoint 提供細緻的郵件保存及搜索功能,可依照寄件人、收件人、郵件內容、附檔格式、郵件大小等彈性的政策來過濾郵件,使稽核員 (如:IT人員、直屬主管或法務部門) 能快速查找到過往的郵件以提供數位證據。此外,所有電子郵件都是以不可更改及加密的形式保存下來,幫助您提交防竄改且完整的數位證據以符合法規要求。

簡化電子蒐證 (e-Discovery)

Cellopoint 保留每封郵件的數位指紋 (digital fingerprint) 和時間戳記 (timestamp) 以確保資料的真實性,並利用全文檢索 (full-text retrieval) 及索引技術幫助組織簡化電子蒐證。我們提供權限劃分機制,以確保只有經授權的稽核員得以調閱員工的歸檔郵件、詳細的 log 日誌和完整的稽核紀錄,並提供稽核員匯出特定資料的功能,以幫助組織在面對法規要求或訴訟時,得以快速並精準地找到並提交相關的電子證據。

降低儲存和管理成本

透過資料壓縮技術,Cellopoint 郵件歸檔可幫助您大幅減少伺服器儲存和系統負載。減少伺服器的資料儲存量還可以幫助您降低 IT 維護成本,使您得以將省下來的成本投資在其他重要的業務計畫。

落實郵件生命週期管理 (Email Lifecycle Management, ELM)

Cellopoint 會根據郵件被搜尋的頻率、保存時間及不同法規的要求,設定歸檔郵件儲存在線上 (online)、近線 (nearline)、離線 (offline),並可彈性擴充儲存空機,以幫助組織落實郵件生命週期管理。

Cellopoint雲端郵件歸檔

(Cellopoint Online Archiving, COA)

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Cellopoint 雲端郵件歸檔 (COA) 是一個可服務 Exchange Online、Microsoft Office 365 和 Google Workspace (G-Suite) 用戶的雲端歸檔解決方案。COA 提供現代化的電子郵件歸檔管理,幫助您解決郵件保存、合規性和電子蒐證 (e-Discovery) 的挑戰,比起傳統歸檔解決方案更能幫助您減少成本和管理負擔。

除了基本的電子郵件歸檔功能,COA 還具備以下特色:

  • 易於安裝和使用

  • 無須硬體維修

  • 無須軟體維護或升級

  • 7x24x365 IT線上支援

體驗以人為本的電子郵件解決方案