一封關鍵電郵證據值 310 億 !?

根據 8 月 27 日媒體報導,蘋果 (Apple) 與三星電子 (SAMSUNG) 的專利訴訟戰,三星敗訴並遭判賠 10.5 億美元(約310億新台幣)的主因,竟是一封 Google 的電子郵件,其中關鍵因素是在判定三星是否蓄意(willful) 侵犯蘋果專利時,Google 的電子郵件起了關鍵作用,因 Google 在 2010 年就曾以電子郵件,要求三星「更改與蘋果產品外型類似設計」。

隨著公司逐步成為公眾公司,在運營管理、內部控制和法規遵從方面的要求也越來越高。所有可能最終涉及財務報告的內部資料均需存檔以備核查,因此,公司的郵件消息需要有完整、可靠的存檔,並在需要時可迅速查詢。利用郵件作為法庭證據的趨勢日益增強,意味著企業必須很好地管理和保留電子郵件資料,否則對於電子資料的查詢需求很可能使企業的業務處於風險中。無法提供所需的電子郵件記錄(或由競爭對手來提供這些記錄)會帶來嚴重處罰。即使不被法規限定要求的公司,也應該持續保留電子郵件記錄,可協助用於證明無罪或證明涉案,甚至是商業合同糾紛這樣的一般訴訟也可由此取證。因此,必須儘快確定郵件存檔和調閱的技術方案和管理制度。

如何選擇更適合自己企業的郵件歸檔產品:

A、 歸檔資料完整性

郵件歸檔系統的主要目的就是將郵件資料進行完整歸檔,提供資料恢復以及電子舉證,所以這就要求歸檔系統要將所有郵件都進行歸檔。包括:外域到本域郵件,本域到外域郵件以及本域到本域郵件。由於各單位電子郵件系統架構和使用習慣不同,所以就要求無論使用用戶端方式或 webmail 方式發送和接收的郵件均可以完整歸檔。

B、 歸檔即時性

由於郵件資料屬於即時性資料,故歸檔系統也要求具有即時性,即郵件系統收到一封郵件後,歸檔系統中必須有相應歸檔資料。之間不應該存在時間差的問題,如果存在時間差,就會出現查詢的真空時間,從而失去電子舉證的有效舉證時間。

C、 資料安全性

歸檔資料尤為重要,如何對歸檔資料進行安全保存,避免誤操作或硬體故障造成的資料丟失,也是考慮歸檔系統的重要指標之一。

D、 資料恢復便捷性

在歸檔系統給郵箱使用者恢復電子郵件的時候,為減少管理員的壓力,要求郵件歸檔系統可提供管理員及普通用戶的操作許可權。可以使郵箱使用者在無需管理員參與的情況下自助進行資料恢復。鑒於郵箱使用者的使用習慣,歸檔系統要求具有下載、導入以及郵件恢復等方式進行快速資料恢復。

E、 資料不可篡改性

為保證歸檔郵件資料的法律權威性,要求歸檔資料全程不可篡改。

F、 後續擴展及開發能力

歸檔系統可以即時對郵件資料進行歸檔、整理,所保留的郵件資料屬於資訊資產,為滿足日後的資料增長需求,要求產品需具備無限擴展能力。且可以針對客戶的應用需求進行客製化開發。